Kupang - Kanwil Kemenkumham NTT menggelar Kegiatan Penguatan Rencana Kerja Tahunan Reformasi Birokrasi (RKT RB) Tahun 2023 Satuan Kerja terkait Alih Media Arsip dan Pengawasan Kearsipan secara hybrid di Aula Kantor Wilayah, Jumat (24/2/2023). Kegiatan dibuka Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM, I Gusti Putu Milawati selaku Plh. Kepala Kantor Wilayah serta diikuti secara langsung oleh para JFT Arsiparis Kantor Wilayah dan seluruh satuan kerja/ UPT se-NTT melalui zoom meeting.
"Kanwil Kemenkumham NTT siap mendukung penguatan tugas pokok dan fungsi Biro Umum Sekretariat Jenderal melalui digitalisasi arsip dan penggunaan aplikasi SRIKANDI," ujar Milawati didampingi Arsiparis Ahli Muda, Meky C. J. Sandy, Yuliana Rachmawati, dan Luru Lidia Venerabiliatri serta Arsiparis Ahli Pertama, Marwenjie Diana Ndoloe.
Milawati berharap Narasumber dari Biro Umum dapat memberikan pemahaman mengenai pengelolaan arsip vital dan arsip permanen yang jumlahnya cukup banyak di Kantor Wilayah dan UPT se-NTT. Pengelolaan arsip yang baik dengan cara digitalisasi diharapkan dapat memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan.
“Mari kita berdiskusi dengan baik sehingga ilmu ataupun informasi yang diberikan oleh Narasumber bisa kita pergunakan dengan baik,” tandasnya.
Narasumber kegiatan dari Biro Umum, Dedi Syahputra mengatakan, alih media arsip telah dilaksanakan setiap tahun sejak 2021. Unit Eselon I, Kantor Wilayah dan UPT di lingkungan Kemenkumham secara bersama-sama melakukan digitalisasi arsip vital dan permanen untuk mengelola arsip agar menjadi lebih rapi dan mudah ditemukan.
Sejalan dengan itu, Menteri Hukum dan HAM juga telah menginstruksikan jajaran Kemenkumham untuk meningkatkan nilai pengawasan kearsipan dari saat ini sangat baik atau BB menjadi sangat memuaskan atau AA. Nilai tertinggi dalam pengawasan kearsipan ini diharapkan bisa diraih pada tahun 2023.
“Ada 7 rekomendasi yang harus kita tingkatkan dari ANRI (Arsip Nasional RI) terkait pengawasan kearsipan dan sudah diperkuat dengan adanya instruksi Menteri,” ujarnya.
Diantaranya, lanjut Dedi, penetapan kebijakan yang belum ditetapkan termasuk kebijakan penerapan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Kedepan, aplikasi ini akan digunakan di lingkungan Kemenkumham sebagai pengiriman surat ke pihak eksternal. Rekomendasi berikutnya yakni memperkuat pembinaan kearsipan dalam pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga. Penghargaan kearsipan nantinya diberikan kepada satuan kerja yang melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan menerapkan seluruh sasaran tertib dalam GNSTA (Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip).
“Yang ketiga adalah keikutsertaan sebagai simpul jaringan dan berpartisipasi aktif serta melakukan seluruh tanggung jawab sebagai simpul jaringan dalam jaringan informasi kearsipan nasional,” imbuhnya.
Dedi menambahkan, rekomendasi selanjutnya adalah penerapan aplikasi SRIKANDI pada seluruh unit pengelola. Sejauh ini, username dan password sudah dibuatkan untuk seluruh Kepala Kantor Wilayah dan Kantor Wilayah perlu menunjuk admin untuk mengelola aplikasi SRIKANDI di unit kerjanya. Selanjutnya, dari Kantor Wilayah yang akan membuat username dan password untuk Kepala UPT dengan bimbingan dari Biro Umum. Berikutnya, hal yang menjadi rekomendasi yakni terkait pemanfaatan arsip aktif dan inaktif pada unit kearsipan; pelaksanaan tugas dan fungsi unit kearsipan sesuai dengan ketentuan; dan perencanaan kebutuhan SDM dan pemenuhannya baik kuantitas maupun kompetensinya. (Humas/rin)
