Kupang - Kanwil Kemenkumham NTT menggelar kegiatan Pemusnahan Arsip Serentak di jajaran Kantor Wilayah Nusa Tenggara Timur, di Aula Kanwil, Rabu (25/09/2024). Kegiatan yang dibuka Kepala Divisi Administrasi, Rakhmat Renaldy mewakili Kepala Kantor Wilayah, Marciana Dominika Jone dan dihadiri Pejabat Tinggi Pratama, Kepala Kanim Kelas I TPI Kupang, Kanim Kelas II TPI Maumere, Kepala Rutan Kelas IIB Kupang, Para Pejabat Administrator dan Para Pejabat Pengawas.
Selain itu, turut hadir Para Saksi dari Inspektorat Jenderal dan Biro Umum, Pejabat dari ANRI serta JFT Arsiparis.
Kegiatan pemusnahan Arsip Serentak di jajaran Kantor Wilayah Nusa Tenggara Timur yang dimaksud yakni pemusnahan arsip fisik fasilitatif dan substantif Kantor Wilayah Nusa Tenggara Timur dan Rutan Kelas IIB Kupang, serta pemusnahan arsip substantif Keimigrasian Kanim Kelas I TPI Kupang dan Kanim Kelas II TPI Maumere.
Dalam kesempatan ini, Renaldy mengatakan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, sesuai Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Oleh sebab itu, manfaat arsip bagi suatu organisasi yakni berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Selain itu, dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi kinerja birokrasi.
"Dalam pengelolaan arsip akan terdapat arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip-arsip yang tidak bernilai guna, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara, telah habis masa retensinya harus dimusnahkan,"ujarnya.
Renaldy menambahkan, pemusnahan arsip merupakan bagian dari penyusutan arsip yang merupakan amanat Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
"Pemusnahan arsip pada hakekatnya memusnahkan dokumen dan barang bukti yang selanjutnya harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dengan prosedur atau peraturan yang telah ditetapkan agar menjadi hasil pelaksanaan pemusnahan yang dapat dipertanggungjawabkan,"ujarnya.
Lebih lanjut, Renaldy menekankan pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang tidak sederhana dan memerlukan kehati-hatian karena menyangkut penghapusan barang bukti.
Namun, hal ini tidak dapat dijadikan alasan untuk tidak melakukan pemusnahan karena memusnahkan arsip adalah kewajiban setiap instansi yang dilakukan sesuai kaidah dan peraturan yang berlaku.
"Hari ini Kanwil Kemenkumham NTT, Kanim Kelas I TPI Kupang, Kanim Kelas II TPI Maumere dan Rutan Kelas IIB Kupang akan melaksanakan pemusnahan arsip setelah mendapat Persetujuan Pemusnahan Arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia,"ucap Renaldy.
Untuk diketahui bersama bahwa Rutan Kelas IIB Kupang merupakan satuan kerja pemasyarakatan pertama di NTT yang melakukan pemusnahan arsip.
"Hal ini tentunya merupakan kerja keras dari para pengelola arsip di satuan kerja, arsiparis Kantor Wilayah, Arsiparis Unit Kearsipan I dan ANRI selaku Pembina Kearsipan Nasional,"ucapnya.
Renaldy mengharapkan kegiatan arsip hari ini dapat memacu seluruh satuan kerja di wilayah Nusa Tenggara Timur untuk melakukan proses pemusnahan arsip.
Kegiatan Pemusnahan Arsip ditandai dengan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip pada ketiga satuan kerja, untuk Kantor Wilayah ditandatangani oleh Kepala Divisi Administrasi Rakhmat Renaldy bersama para saksi dari Inspektorat Jenderal, Biro Umum, Arsip Nasional, perwakilan bidang hukum, Bernadete Benedictus, dilanjutkan pemusnahan arsip fisik dengan metode dibakar secara simbolik dilakukan di halaman depan kantor wilayah.
