Kupang_Bagian Umum Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Nusa Tenggara Timur (Kanwil Kemenkumham NTT), melalui Sub Bagian Kepegawaian, Tata Usaha Dan Rumah Tangga melakukan kegiatan Rapat Evaluasi Penerapan Perlindungan Arsip melalui Digitalisasi dan Persuratan menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) yang difasilitasi oleh JFT Arsiparis Kantor Wilayah. Rabu (28/08/2024).
Kegiatan yang dilaksanakan secara daring ini melibatkan Kepala Unit Pelaksana Teknis, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Urusan Tata Usaha, Operator Aplikasi E-Arsip dan Srikandi ini dilakukan secara daring yang dibuka oleh Kepala Kantor Wilayah Kemenkumham NTT, Marciana Dominika Jone.
Dalam arahannya membuka kegiatan rapat tersebut, Kakanwil Marciana menekankan pentingnya pemanfaatan kemajuan teknologi di dalam melakukan digitalisasi arsip dan juga pemanfaatan aplikasi surat menyurat baik bagi internal kementerian/lembaga maupun eksternal.
“Sehubungan dengan hasil evaluasi Capaian Kinerja Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kanwil Kemenkumham NTT memperoleh nilai kearsipan yang rendah sehingga kita melangsungkan rapat pada hari ini mengingat sangat pentingnya pemanfaatan digitalisasi arsip dan aplikasi surat menyurat yakni SRIKANDI,” ungkapnya.
Dikatakan juga perolehan hasil evaluasi Kanwil Kemenkumham NTT saat ini dikarenakan tidak berjalannya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) pada Unit Pelaksana Teknis baik itu unit pelaksana teknis keimigrasian maupun pemasyarakatan.
Selain itu Marciana juga menyampaikan Pelaksanaan Alih Media Arsip/ Digitalisasi Arsip melalui Aplikasi E-Arsip sejak Tahun 2023 sudah berjalan di tingkat Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis, namun setelah dilakukan evaluasi terhadap penerapan perlindungan arsip melalui digitalisasi e-arsip untuk tahun 2024, hingga triwulan III masih banyak Unit Pelaksana Teknis yang tidak melaksanakan kegiatan digitalisasi arsip Vital dan Permanen pada UPT masing-masing, sehingga presentasi progres Digitalisasi Arsip Jajaran Kantor Wilayah Nusa Tenggara Timur tidak mencapai target yang ditetapkan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal.
Kakanwil Marciana berharap agar satuan kerja dapat menggunakan aplikasi SRIKANDI untuk mengirimkan surat ke Instansi Eksternal dan Internal Kementerian, bukan hanya menggunakan Sumaker dan juga UPT harus aktif membangun komunikasi dengan satuan kerja yang sudah berhasil menggunakan SRIKANDI untuk persuratan.
“Satuan kerja dapat meningkatkan koordinasi dan komunikasi di dalam pemanfaatan teknologi dengan kantor wilayah guna dilakukannya pendampingan pemanfaatan aplikasi SRIKANDI selain penggunaan Sumaker serta dapat membangun komunikasi dengan satuan kerja yang telah lebih dahulu menggunakan aplikasi tersebut,” ujarnya.
Marciana juga menegaskan agar pada bulan September mendatang, Unit Pelaksana Teknis segera melakukan digitalisasi arsip Vital khususnya Arsip Personal File pada satuan kerja masing-masing dan di upload ke dalam Aplikasi E-Arsip dan selanjutnya di bulan Oktober melakukan digitalisasi arsip vital lainnya sesuai dengan surat yang sudah dikirimkan Kantor Wilayah ke UPT tanggal 18 Juli 2024 yang lalu.
Menutup arahannya, Marciana menghimbau seluruh satuan kerja untuk dapat memenuhi target capaian pengiriman surat menggunakan Aplikasi SRIKANDI, Optimalnya Implementasi Aplikasi E-Arsip sebagai bentuk pelaksanaan Alih Media Arsip/ Digitalisasi Arsip pada Kanwil dan UPT Jajaran Kanwil NTT dan tercapainya target Digitalisasi Arsip sebanyak 2700 berkas, Meningkatnya ketaatan Pelaporan Pembuatan surat keluar pada Aplikasi SRIKANDI dan Pelaporan Pelaksanaan Digitalisasi Arsip/ Alih Media Arsip pada Unit Pelaksana Teknis serta ip pada Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan Jajaran Kanwil Kemenkumham NTT sesuai peraturan Perundang-undangan.
Sementara itu pada kesempatan yang sama, Kepala Bagian Umum, Erni Mamo Li, mengapresiasi bagi satuan kerja yang telah mengimplementasikan pemanfaatan aplikasi SRIKANDI dan juga meminta kepada satuan kerja yang masih terkendala dalam pemanfaatan aplikasi yang dimaksudkan agar dapat berkomunikasi dan koordinasi dengan jajaran kantor wilayah. (HMS/mmm)
