Kupang - Sebagai upaya menertibkan pengelolaan arsip dan meningkatkan efisiensi penyimpanan, Kanwil Kemenkumham NTT mengadakan rapat penilaian pemusnahan arsip fisik fasilitatif dan substantif. Rapat ini dihadiri oleh Kepala Bagian Umum, Erni Mamo Li, Kepala Bagian Program dan Humas, Yohanis Bely, Kepala Bidang Pembinaan, Bimbingan, dan Teknologi Informasi, Gidion I.S.A Pally, Kepala Bidang Pelayanan Tahanan, Kesehatan, Rehabilitasi, Pengelolaan Benda Sitaan, Barang Rampasan Negara dan Keamanan, Edwar Hadi, serta JFT Arsiparis Kanwil Kemenkumham NTT, Senin (03/06/2024).
Erni menjelaskan bahwa proses penyusutan arsip telah dilakukan sejak tahun 2023 hingga Januari 2024. Arsip tahun 2007 hingga 2021 telah dipindahkan dari Unit Pengelola (Divisi Pemasyarakatan dan Divisi Administrasi) ke Unit Kearsipan (Bagian Umum) Kantor Wilayah.
"Panitia Penilai Arsip melalui Arsiparis telah melakukan identifikasi dokumen arsip yang dipindahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan menyusun daftar arsip inaktif dari Februari hingga Mei 2024," ujar Erni.
Ditambahkan, dari dokumen arsip yang dipindahkan, telah diperoleh sejumlah 944 arsip yang telah memasuki masa retensi dan siap diusulkan untuk dimusnahkan. Arsip tersebut terdiri dari 447 berkas arsip fasilitatif dari Bagian Penyusunan Program dan Humas serta 497 berkas arsip substantif dari Divisi Pemasyarakatan.
Sementara itu Arsiparis Muda, Yuliana Rachmawati, menekankan pentingnya mengikuti prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan Permenkumham RI Nomor 54 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 35 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM RI.
Yuliana juga berharap adanya komunikasi dan koordinasi yang lebih baik antara kepala bidang di setiap divisi untuk rutin membuat daftar arsip inaktif yang sudah melalui masa retensi untuk diserahkan kepada bagian kearsipan.
"Digitalisasi arsip sangat penting untuk mengikuti perkembangan saat ini. Kami berharap bidang pemasyarakatan dapat mendorong satuan kerja untuk melaksanakan digitalisasi arsip," tambah Yuliana.
Kanwil Kemenkumham NTT berupaya memastikan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan efisien, serta mendorong transformasi digital dalam pengelolaan arsip.
