Kupang - Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM NTT di bawah pimpinan Marciana Dominika Jone, mengikuti kegiatan Peningkatan Pemahaman Prosedur dan Tata Cara Permohonan Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri, Kamis(1/08/2024). Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Kementerian Sekretariat Negara.
Turut hadir Kepala Divisi Administrasi, Rakhmat Renaldy didampingi Kepala Sub Bidang Perizinan Keimigrasian, Mardiyanto bersama Kepala Sub Bidang Informasi Keimigrasian, Andi Dwi Laksana dan Kepala Subbagian HRBTI, Dian Lenggu serta jajarannya di Ruang Multifungsi Kanwil.
Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri, Noviyanti mengatakan perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) merupakan kegiatan perjalanan/kunjungan kerja ke negara-negara yang memiliki hubungan diplomatik yang dilakukan oleh pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian Dalam Negeri, pemerintah daerah, dan pimpinan serta anggota DPRD provinsi dan kabupaten/kota dalam rangka efektifitas penyelenggaraan pemerintahan.
Adapun sebelum melaksanakan PDLN, pejabat/pegawai harus memiliki dokumen administrasi perjalanan dinas ke luar negeri. Dokumen administrasi perjalanan dinas ke luar negeri yang wajib dipenuhi yakni surat izin pemerintah; paspor dinas (service passport); exit permit; visa; kerangka acuan kerja; dan surat undangan.
Noviyanti menambahkan, sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 Tentang Tata Cara Pelaksanaan APBN, Pasal 90 ayat 2 menyebutkan bahwa Perjalanan dinas ke luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk.
"Pegawai ASN atau pejabat negara tetap harus izin presiden untuk melaksanakan tugas kedinasan. Meskipun pakai biaya APBN, APBD, donor maupun biaya sendiri,"ucapnya.
Lebih lanjut, Noviyanti menekankan pejabat/pegawai yang akan melakukan PDLN perlu memperhatikan kelengkapan dokumen dan tugas yang diemban agar dapat menjaga nama baik bangsa Indonesia.
"Sekali lagi, bapak/ibu dapat keluar negeri dalam rangka mewakili presiden sebagai wajah negara. Pentingnya persetujuan dari setneg sebagai administrasi kepegawaian dan pertanggungjawaban keuangan,"tandasnya.
Dalam rangka menjamin agar kegiatan pejabat/pegawai yang akan melakukan PDLN dapat terlaksana dengan baik, Noviyanti meminta dokuman yang telah diajukan sesuai persyaratan dan sesuai perundang-undangan yang berlaku.
"Tugas Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri adalah menjaga tugas bapak/ibu lakukan agar efektif, efisien, dan bermanfaat. Itu mengapa proses verifikasi dan validasi yang kami lakukan biasanya lebih detail seperti tujuan kegiatan PDLN,"ucapnya.
Di akhir arahannya, Noviyanti mengharapkan adanya integrasi aplikasi yang berkaitan, seperti aplikasi SIMPEL dari Kementerian Sekretariat Negara, aplikasi AEPSILON terkait pendaftaran paspor, dan aplikasi SIMKIM yang menjadi tanggung jawab imigrasi.
"Seharusnya bisa menjadi satu kesatuan terintegrasi sehingga prosesnya bisa streamline. Kami mengundang Kementerian Hukum dan HAM untuk melakukan sinergitas itu. Harapannya, data yang telah masuk tentu saja bisa dipantau oleh Kemenkumham melalui aplikasi SIMKIM,"pesannya.
Dalam kesempatan ini, Kepala Divisi Administrasi, Rakhmat Renaldy menyampaikan kondisi Kanwil Kemenkumham NTT berada pada provinsi di Indonesia yang berbatasan langsung dengan negara tetangga yakni Timor Leste. Apabila ada satu interaksi antara perwakilan dari negara Timor Leste yang datang ke Kanwil NTT dan mengadakan suatu koordinasi lanjutan yang mengharuskan kunjungan balasan.
Menanggapi kondisi tersebut, Noviyanti tetap meminta adanya penyampaian permohonan izin kegiatan tetap harus dilakukan melalui pusat. Selain itu, rencana kegiatan telah sampai pada Kementerian Sekretariat Negara, paling lambat 7 hari sebelum kegiatan berlangsung.
Kegiatan dilanjutkan pembahasan terkait teknis penggunaan aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL). Adapun aplikasi ini merupakan aplikasi perizinan online yang dibangun dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik dalam penerbitan surat persetujuan pemerintah atas perjalanan dinas luar negeri (PDLN) yang dilaksanakan oleh Pejabat Negara, Pejabat lainnya, PNS, Pegawai BUMN/BUMD dan Tenaga Indonesia yang ditugaskan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah, yang didanai dengan APBN/APBD maupun oleh mitra kerja sama teknik.
