Kupang - Dalam rangka mendukung pelaksanaan norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan serta memberikan gambaran secara umum atas hasil pengawasan kearsipan pada objek pengawasan kearsipan terkait aspek-aspek penyelenggaraan kearsipan sehingga dapat tercapainya penilaian indeks pengelolaan kearsipan dinamis yang baik sesuai target kinerja Kementerian Hukum dan HAM, Lembaga Pemasyarakatan Perempuan Kelas IIB Kupang melaksanakan Pengawasan Kearsipan Secara Internal, Jumat (30/08/2024).
Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Pengawas Internal Kearsipan Lapas Perempuan Kupang yang diketuai oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Sonny Al Haffi yang menyampaikan bahwa pengawasan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi terutama pada Lapas Perempuan Kupang. Kumpulan arsip merupakan basis data dan sumber informasi terkait semua tahapan kegiatan yang telah dilakukan organisasi pada masa sebelumnya, yang bisa saja sangat diperlukan bagi organisasi pada saat ini atau masa mendatang. Untuk itu, perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip untuk menjaga siklus arsip itu sendiri mulai dari tahap pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya.
Lebih lanjut, Sonny mengatakan bahwa Arsip yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga menjadi menurun. Selain itu, penataan arsip yang tidak baik dapat berakibat dalam pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.
“Oleh karena itu, perlu juga dilakukannya pengawasan kearsipan secara berkelanjutan agar pengelolaan kearsipan juga dapat lebih baik sesuai peraturan perundangan-undangan dan penciptaan naskah dinas dapat berpedoman pada Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang terbaru”, tuturnya.
Pada kesempatan tersebut, Tim Pengawas Internal melakukan pengawasan kearsipan dengan melihat dan memeriksa arsip yang dijadikan sampel yaitu surat dinas, laporan kegiatan, surat perintah, daftar arsip aktif, dan dokumentasi arsip.
Setelah itu, tim juga memberikan penjelasan terkait pengelolan kearsipan yang sudah harus berpedoman pada Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 14 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dan pengelolaan arsip berpedoman pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Kepala Lapas Perempuan Kupang, Dewi Andriani menyampaikan bahwa dengan adanya kegiatan pengawasan ini, diharapkan seluruh pengelolaan arsip di Lapas Perempuan Kupang sebagai salah satu UPT di bawah naungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Nusa Tenggara Timur, di bawah kepemimpinan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Nusa Tenggara Timur, Marciana D. Jone bisa berjalan dengan baik dan menjadi lebih tertib mengingat proses penciptaan arsip terus berlangsung dan bertambah setiap harinya.
Kontributor: Humas Lapas Perempuan Kupang
